ETICKÝ KÓDEX SPOLOČNOSTI PORTAS GROUP spol. s r.o.
Tento etický kódex je výsledkom zhrnutia vnútro firemných pravidiel, doplnkom k stanovám a verejne deklarovaným postojom majiteľov a vedenia firmy. Sme si plne vedomí, že nežijeme v dokonalom svete. O to viac cítime potrebu vytýčiť jasné pravidlá pre všetkých, ktorí majú záujem s PORTAS GROUP spol. s r. o. v akomkoľvek smere spolupracovať.
Dodržiavanie nižšie uvedených zákonitostí vyžadujeme od všetkých zamestnancov firmy a ich dodržiavanie očakávame aj zo strany našich zmluvných partnerov. Ich závažné porušenie môže byť dôvodom rozviazania pracovného pomeru, či ukončenia vzájomnej spolupráce.
Firma PORTAS GROU spol. s r.o od svojho založenia pracuje na postavení pevných etických základov, na ktorých sa dá rásť a ďalej rozvíjať fairplay aktivity. Vysoký výkon a angažovanosť musia byť prepojené s čestným a otvoreným správaním. Účelom etického kódexu je zabezpečiť, aby jeho princípy poslúžili ako návod pri riešení etických problémov. Sám o sebe nemôže riešiť každý problém, ktorý sa môže v živote firmy vyskytnúť. Je iba súčasťou systému, podporujúceho kultúru etického riadenia, v ktorom zohráva kľúčovú úlohu osobnosť a príkladné správanie manažérov, radových pracovníkov a obchodných partnerov firmy. Poskytuje návod pri identifikácii a riešení etických problémov a vysvetľuje, ako treba nahlasovať porušenia etických zásad.
1. OCHRANA DOBRÉHO MENA A MAJETKU FIRMY
Dobré meno spoločnosti PORTAS GROUP spol. s r.o. a dôvera všetkých zainteresovaných strán patria k najdôležitejším hodnotám, ktorými disponujeme. Ochrana dobrého mena spoločnosti a posilňovanie vzťahu zamestnancov a spolupracovníkov k firme je úlohou každého z nás.
Všetci zamestnanci spoločnosti PORTAS GROP spol. s r.o sú povinní konať v súlade s týmto Etickým kódexom, zachovávať vysoký morálny štandard v obchodnom a pracovnom správaní. Mali by si byť vedomí, že svojim správaním vždy reprezentujú PORTAS GROUP spol. s r.o a jeho poslanie a preto aj v osobnom živote a v mimopracovnom čase prihliadajú na to, aby nekonali v rozpore s platným právnym poriadkom, všeobecne platnými zásadami slušného správania a týmto Etickým kódexom.
Každý zamestnanec zodpovedá za správne využívanie majetku a zdrojov spoločnosti, ktoré musia neustále slúžiť len na pracovné účely. Tieto aktíva používa v rámci svojej náplne práce, v súlade s pravidlami a postupmi platnými v rámci firmy. Zamestnanec vykoná všetky opatrenia na to, aby zabránil ich poškodeniu, krádeži alebo nepovolenému použitiu tretími osobami.
Zaväzuje sa chráni PORTAS GROUP spol. s r.o pred rizikami podvodu alebo sprenevery majetku zavedením potrebných kontrol v rámci svojej zodpovednosti. Každý zamestnanec dbá na to, aby svoje postavenie alebo autoritu nevyužíval na získanie osobitných práv alebo výhod tak, ako to bude popísané nižšie.
2. BEZPEČNOSŤ A ZDRAVIE
Spoločnosť PORTAS GROUP spol. s r.o dbá o vysokú úroveň zdravotnej a sociálnej starostlivosti o zamestnancov a vytvára podmienky pre bezpečné pracovné prostredie. Všeobecné zásady prevencie a základné podmienky na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci a vylúčenie rizík a faktorov podmieňujúcich vznik pracovných úrazov, chorôb a iných poškodení zdravia sú premietnuté do konkrétnych interných predpisov BOZP (Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci) a PO (Požiarna ochrana). Spoločnosť zabezpečuje informovanosť zamestnancov o týchto smerniciach a tiež pravidelné školenia týkajúce sa požiada- viek bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.
Starostlivosť o bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci a o zlepšovanie pracovných podmienok je súčasťou plnenia pracovných úloh.
V rámci sociálnej starostlivosti o zamestnancov je využívaný sociálny fond, ktorý firma tvorí a z neho poskytujeme prostriedky na oddych, šport a kultúrne vyžitie zamestnancov. Za plnenie úloh zodpovedajú vedúci pracovníci firmy na všetkých stupňoch riadenia v určenom rozsahu.
3. VZŤAHY V SPOLOČNOSTI
Zamestnanci firmy PORTAS GROUP spol. s r.o sú zaviazaní k zákazu a predchádzaniu diskriminácie, znehodnocovania a obťažovania. Od každého zamestnanca sa vyžaduje, aby vytváral atmosféru vzájomnej úcty a dôvery, bez ktorej nie je možné spolupracovať a dosahovať vynikajúce pracovné výsledky. Vedenie firmy nebude tolerovať žiadnu formu zlého zaobchádzania alebo obťažovania na ktoromkoľvek pracovisku spoločnosti voči zamestnancom, dodávateľom alebo iným zainteresovaným osobám.
4. VZŤAHY MEDZI ZAMESTNANCAMI
Spoločnosť PORTAS GROUP spol. s r.o si ako zamestnávateľ uvedomuje, že jej zamestnanci predstavujú pre spoločnosť najvyššiu hodnotu. Vytvára prostredie poskytujúce podmienky na osobnostný a odborný rast svojich zamestnancov, a to najmä prostredníctvom investícií do rozvoja ich schopností, zručností a vedomostí. Spoločnosť zároveň očakáva od svojich zamestnancov vysoké osobnostné štandardy v pracovných výkonoch, v zamestnaneckých vzťahoch, ako aj v oblasti ochrany bezpečnosti a zdravia. Vzťahy k zamestnancom a vzťahy medzi zamestnancami na všetkých úrovniach sú založené na úcte a dôstojnosti každého človeka a na rešpektovaní základných ľudských práv.
Preto sa očakáva od zamestnancov dodržiavanie nasledovných pravidiel:
• Medzi zamestnancami je zakázaná akákoľvek diskriminácia na základe pohlavia, rasy, veku, sexuálnej či náboženskej orientácie alebo zdravotného stavu.
• Zamestnanec rešpektuje ľudskú dôstojnosť. Za neprijateľné správanie považujeme sexuálne obťažovanie, ako aj zastrašujúce, ponižujúce a urážajúce konanie.
• Vzťahy na pracovisku sú zamestnanci povinní vytvárať v duchu spolupráce, dôvery a vzájomnej podpory prejavujúc si úctu a toleranciu navzájom.
• Zamestnanec nadriadeným preukazuje primeranú úctu a zverené úlohy plní d ô s l e d n e a efektívne.
• Nadriadený pristupuje k podriadenému s úctou a dôstojne a jeho pracovné výkony hodnotí objektívne a spravodlivo.
• V prípade vzniku konfliktu je každý zamestnanec povinný vyvinúť maximálnu snahu o riešenie konfliktu, pričom riešenie konfliktu sa má odohrať vo vnútri spoločnosti.
• Akékoľvek porušenie pracovnej morálky zamestnancom alebo porušenie etických noriem spoločnosti deklarovaných týmto kódexom je zamestnanec povinný nahlásiť priamemu nadriadenému zamestnanca, ktorý porušil či už pracovnú morálku alebo Etický kódex. Kompetentná osoba je povinná zaoberať sa nahláseným prípadom a prijať adekvátne závery, aby tak chránila všetky morálne princípy a dobré meno spoločnosti.
5. VZŤAHY SO ZÁKAZNÍKMI A DODÁVATEĽMI
Máme snahu uspieť v transparentnom trhovom prostredí. Nehľadáme konkurenčné výhody prostredníctvom nelegálnych praktík.
Všetci zamestnanci musia pri styku s obchodnými partnermi vystupovať korektne, vyvarovať sa manipulatívnych praktík, zatajovaniu relevantných informácií, zneužitiu dôverných in- formácií, alebo akéhokoľvek nekalého jednania. Zákazníkom poskytujeme aktuálne, adekvátne presné a zrozumiteľné informácie o našich službách.
Každý zamestnanec je povinný pristupovať k svojim povinnostiam tak, aby zvyšoval hodnotu služieb poskytovaných klientom.
Zdieľame princípy etického správania, sociálnej angažovanosti a rešpektu voči životnému prostrediu spolu so zmluvnými partnermi a motivujeme ich k dodržiavaniu rovnakých noriem, aké dodržiavame my.
6. VZŤAHY S OBCHODNÝMI PARTNERMI
Pri svojej podnikateľskej činnosti firma PORTAS GROUP spol. s r.o uplatňuje čestný, korektný a zodpovedný prístup voči dodávateľom. Prostredníctvom princípov vzájomnej úcty a dôvery vytvára obojstranne prospešné podnikateľské vzťahy, založené na diskrétnosti, zdvorilosti, bez akéhokoľvek zvýhodňovania a diskriminácie.
Každý zamestnanec firmy vytvára rovnaké a transparentné podmienky pre všetkých svojich obchodných partnerov, používa iba legitímne obchodné metódy a informácie od dodávateľov považuje za dôverné.
Firma PORTAS GROUP spol. s r.o dodržiava dohodnuté obchodné podmienky. V prípade, že v dôsledku mimoriadnych okolností nemôže splniť dohodnuté podmienky, čo najrýchlejšie iniciuje rokovanie s obchodným partnerom s cieľom hľadať alternatívne riešenie a vyriešiť tak vzniknutú situáciu. Netolerujeme akýkoľvek nekorektný prístup našich dodávateľov. Priame oslovovanie našich zákazníkov našimi dodávateľmi berieme ako okamžitý dôvod na ukončenie spolupráce.
7. KORUPCIA
Svoje podnikateľské aktivity vykonávame poctivým a etickým spôsobom, bez úplatkov alebo korupčných činností na zabezpečenie nečestných výhod. Nikdy neponúkneme, nepožadujeme ani neprijímame úplatky, nezákonné poplatky, odmeny, provízie, dary, pozornosti alebo iné hodnotné výhody výmenou za obchodné príležitosti súvisiace s obchodnou činnosťou našej spoločnosti, ktoré sú porušením platných právnych predpisov. Sme povinní za všetkých okolností jednoznačne a rozhodne uplatniť prístup nulovej tolerancie voči aktom úplatkárstva a korupcie.
Korupčné dohody so zákazníkmi, dodávateľmi, úradnými osobami alebo inými tretími stranami sú prísne zakázané. Korupcia vo všeobecnosti znamená získanie, alebo pokus získať osobný prospech, alebo obchodnú výhodu použitím nezákonných prostriedkov.
Korupcia zahŕňa:
• prijímanie úplatku
• podplácanie
• nepriama korupcia (prijímanie úplatku, alebo podplácanie za ovplyvnenie výkonu právomoci inej osoby)
• klientelizmus (zvýhodňovanie známych, alebo spriaznených skupín)
• nepotizmus (zvýhodňovanie príbuzných), atď.
8. KONFLIKT ZÁUJMOV
Spoločnosti PORTAS GROUP spol. s r.o veľmi záleží na dôvere svojich zamestnancov, klientov, dodávateľov a iných partnerov. Konflikt záujmov ale- bo zdanlivý konflikt záujmov podkopáva dobrú povesť našej spoločnosti. Od zamestnancov sa požaduje, aby sa vyhýbali situáciám, kedy dochádza k stretu ich vlastných záujmov, záujmov členov ich rodiny alebo priateľov so záujmami PORTAS GROUP spol. s r.o
Konflikt záujmov môže mať viacero podôb.
Možné konflikty záujmov môžu vzniknúť v prípadoch, ak my sami, náš rodinný príslušník alebo náš priateľ:
• sa venuje činnostiam, ktoré konkurujú alebo sa javia ako konkurenčné so záujmami našej spoločnosti
• príjme nejakú osobnú alebo peňažnú výhodu, má finančný záujem na poskytovaní služieb alebo pracuje pre dodávateľa, zákazníka alebo konkurenta alebo spoločnosť, ktorá sa snaží o obchodný vzťah so spoločnosťou
• sa nechá ovplyvniť vo svojich rozhodnutiach, alebo sa javí ovplyvnený osobnými, alebo rodinnými záujmami alebo priateľstvami.
• používa majetok, informácie, zdroje a prostriedky spoločnosti na osobný prospech alebo na prospech iných
• má ďalší pracovný pomer, ktorý negatívne ovplyvňuje pracovný výkon alebo zasahuje do kompetencií zamestnanca firmy PORTAS GROUP spol. s r.o
Pre zamestnancov firmy platí zákaz podnikať alebo pracovať súbežne v tom istom odbore ale- bo podobnom odbore s predmetmi činnosti ako má uvedené v Obchodnom registri firma PORTAS GROUP spol. s r.o.
Keďže nie je možné uviesť všetky situácie alebo vzťahy vytvárajúce aktuálny alebo potenciálny konflikt záujmov, každá konkrétna situácia sa musí vyhodnotiť samostatne. Je potrebné bezodkladne oznámiť všetky okolnosti, ktoré by mohli viesť ku konfliktu záujmov.
Ak zamestnanec zistí konflikt záujmov, je povinný bez zbytočného odkladu a preukázateľným spôsobom informovať svojho nadriadeného a ten informuje vedenie firmy, ktoré s prihliadnutím na okolnosti konkrétneho prípadu posúdi, či ide o konflikt záujmov alebo nie.
Ak zamestnanec neoznámi okolnosti, ktoré by mohli viesť ku konfliktu záujmov, bude táto skutočnosť samotná predstavovať porušenie týchto zásad. Oznámenie neznamená porušenie pravidiel, naopak, je splnením povinnosti.
9. DARY A ODMENY
Zamestnanci nesmú požadovať ani prijať služby, dary alebo výhody od zákazníkov alebo dodávateľov, ktoré ovplyvňujú, alebo môže sa zdať, že ovplyvňujú konanie zamestnanca v zastupovaní spoločnosti. Dary a výhody môžu byť vymieňané na úrovni, ktorá neprekračuje obvykle rozšírené miestne zdvorilosti v súlade s etickou obchodnou praxou a príslušnými zákonmi.
Pred ponúknutím, či prijatím daru je potrebné zvážiť, či je to v súlade s naším Kódexom. Určité druhy správania sú vždy zakázané. Je napríklad prísne zakázané priamo, alebo nepriamo dary požadovať.
Okrem toho nemôžeme nikdy ponúknuť, alebo prijímať dary, ktoré:
• sú protizákonné,
• porušujú predpisy zamestnávateľa príjemcu ,
• sú peňažným darom alebo darom v ekvivalente peňazí (napr. darčekové poukážky, bankové šeky, provízie a p.),
• majú neprimeranú hodnotu, to znamená, že majú viac než symbolickú cenu,
• sú ponúkané za protihodnotu („niečo za niečo“). • sú podmienené prísľubom ďalšej alebo zvýšenej spolupráce
K neprípustným darom patria aj dary úradným osobám.
Čo je považované za prijateľný dar, sú symbolické darčeky, ktoré sú za daných okolností vhodné a ktoré pomáhajú budovať dobré vzťahy.
Ak zamestnanec dodatočne zistí, že dar odporuje uvedeným pravidlám, informuje svojho nadriadeného a dar vráti. Ak je to vhodné, je potrebné zaslať darcovi list, vysvetľujúci zásady našej spoločnosti vo vzťahu k darom. V prípade otázok, alebo pochybností ohľadom zásad politiky prijímania a ponuky darov je možné poradiť sa s nadriadeným, resp. s vedením spoločnosti.
10. OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV A SÚKROMIA
Spoločnosť PORTAS GROUP spol. s r.o rešpektuje a chráni osobné údaje všetkých osôb, ktorých údaje má k dispozícii. Osobné údaje sú získavané výlučne so súhlasom dotknutej osoby, na vymedzený alebo ustanovený účel a spracovávané len v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie účelu ich spracovania v zmysle vnútorných postupov a všeobecne záväzných právnych predpisov Slovenskej republiky. K osobným údajom majú prístup len zamestnanci, ktorí ich potrebujú poznať z dôvodu ich pracovného zaradenia a na tento účel sú riadne vyškolení.
Zamestnancom nie je dovolené také správanie, ktoré by mohlo viesť k nelegálnemu použitiu osobných údajov a informácií týkajúcich sa súkromia vrátane ich použitia akýmikoľvek inými osobami, ktoré na to nie sú oprávnené.
11. OCHRANA INFORMÁCIÍ, DÔVERNOSŤ A MLČANLIVOSŤ
Spoločnosť PORTAS GROUP spol. s r.o kladie dôraz na ochranu a zabezpečenie vlastných dôverných informácií, obchodného tajomstva, ako aj duševného vlastníctva.
Našou zodpovednosťou je zaistiť, aby akékoľvek dôverné informácie získané v súvislosti s našimi obchodnými činnosťami boli držané v prísnej tajnosti, neboli nesprávne používané, zneužívané, alebo zverejnené tretím stranám. Sme si vedomí, že takéto nesprávne použitie alebo zverejnenie dôverných informácií môže vážne ohroziť alebo poškodiť záujmy firmy PORTAS GROUP spol. s r.o. Zároveň upozorňujeme, že v prípade takéhoto konania môže byť zodpovedná osoba vystavená disciplinárnemu opatreniu vrátane ukončenia pracovného pomeru.
Naša spoločnosť zároveň rešpektuje dôverné informácie patriace dodávateľom, klientom a iným zainteresovaným stranám a používa ich len v súlade s platnými právnymi predpismi, prípadne zmluvnými dojednaniami.
Duševné vlastníctvo firmy PORTAS GROUP spol. s r.o, ako napríklad, interné smernice, know-how, logotypy, návrhy, nápady, alebo stratégie, tvoria neoceniteľný majetok spoločnosti, ktorý musí byť vždy chránený. Každá práca, ktorú vytvoríme ako zamestnanci spoločnosti v súvislosti s našimi pracovnými povinnosťami, patrí PORTAS GROUP spol. s r.o. Povinnosť chrániť dôverné informácie, obchodné tajomstvo, ako aj duševné vlastníctvo pokračuje aj po skončení pracovného pomeru vo firme.
12. NELEGÁLNE PRAKTIKY
Spoločnosť pri svojej činnosti dodržiava platné zákony a právne predpisy, čo tiež vyžaduje aj od svojich obchodných partnerov. Takisto je prísne zakázané zamestnancom firmy nabádať dodávateľov alebo klientov firmy na nedodržiavanie platných zákonov a právnych predpisov.
Spoločnosť zachováva dôvernosť informácií získaných v obchodných vzťahoch, neposkytuje ich tretím osobám a bráni ich zneužitiu.
13. DODRŽIAVANIE ETICKÉHO KÓDEXU
Etický kódex spoločnosti PORTAS GROUP spol. s r.o sa vzťahuje na všetkých zamestnancov spoločnosti.
Všetci zamestnanci si uvedomujú, že porušovanie Etického kódexu zásadným spôsobom narúša dôveru v spoločnosť. Od všetkých zamestnancov sa očakáva, že sa oboznámia s týmto Etickým kódexom a pri vykonávaní svojej každodennej práce budú dodržiavať a uplatňovať princípy v ňom uvedené. S cieľom zabezpečenia tejto povinnosti je obsah Etického kódexu vydaný formou vnútro firemnej smernice a pridelený na naštudovanie každému zamestnancovi spoločnosti PORTAS GROUP spol. s r.o. Porozumenie všetkých častí tohto kódexu a svoj záväzok ho používať, potvrdzuje každý zamestnanec svojim podpisom na predpísanom tlačive.
Od vedúcich zamestnancov sa očakáva aktívna účasť na implementácii a na presadzovaní Etického kódexu. Sú zodpovední za to, že zamestnanci im podriadení budú s obsahom Etického kódexu oboznámení a budú konať podľa jeho princípov počas svojej každodennej práce.
V prípade vážneho porušenia zásad uvedených v tomto kódexe môže byť so zamestnancom rozviazaný pracovný pomer. V prípade iných porušení bude riešený disciplinárnym konaním v súlade s internými predpismi firmy.
Keďže spoločnosť PORTAS GROUP spol. s r.o očakáva, že jej partneri budú spoločne s jej zamestnancami tento kódex dodržiavať a jeho princípy ďalej rozvíjať, je tento kódex sprístupnený na webovej stránke.
Pravidlá uvedené v tomto kódexe stanovujú konanie, ktoré očakávame a vyžadujeme aj od našich partnerov v podnikaní. Pri podpise rámcovej zmluvy s dodávateľmi, je podpísaný i tento Etický kódex ako súčasť rámcovej zmluvy.
Následkom nerešpektovania, či nedodržiavania týchto zásad môže byť okamžité zrušenie spolupráce
14. HLÁSENIE NESÚLADU S ETICKÝM KÓDEXOM
Každý zamestnanec je povinný oznámiť akékoľvek porušenie Etického kódexu, o ktorom sa dozvedel. Môže to urobiť ústne alebo ideálne písomne, Porušenie Etického kódexu nahlasuje priamemu nadriadenému toho zamestnanca, ktorý Etický kódex porušil.
Všetci, ktorým sa nahlasuje porušenie Etického kódexu, sú povinní zaručiť oznamovateľovi anonymitu. Zrušiť anonymitu možno len so súhlasom oznamovateľa. Voči zamestnancovi, ktorý oznámi porušenie Etického kódexu, nesmú byť použité žiadne sankcie. Výnimkou je úmyselné nepravdivé oznámenie porušenia Etického kódexu so zámerom poškodenia určitej osobe, kedy sa uvedené konanie posudzuje ako porušenie Etického kódexu.
Každý, komu bolo nahlásené porušenie Etického kódexu, je povinný zaoberať sa hlásením a prijať riešenie v súlade so svojimi kompetenciami.
Porušenie etických princípov a noriem uvedených v Etickom kódexe sa postihuje podľa závažnosti porušenia Etického kódexu.
Porušenia Etického kódexu považované za porušenie pracovnej disciplíny sa budú posudzovať a sankcionovať v zmysle platných predpisov a interných predpisov firmy.
Každý zamestnanec môže pripomienkovať Etický kódex.
Na majiteľov firmy PORTAS GROUP spol. s r.o sa môže ktokoľvek obrátiť aj v prípadoch, keď si nie je istý, či jeho aktuálne či požadované konanie je v súlade s Etickým kódexom, alebo keď má pochybnosti o výklade jednotlivých bodov Etického kódexu.