PRAVIDLÁ PRE SPRACOVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Zásady spracúvania osobných údajov

Spoločnosť PORTAS GROUP spol. s r.o. so sídlom Rákoš 8818/20/A, 960 01 Zvolen, IČO 53 567 951 (ďalej len „Prevádzkovateľ“) v zmysle nariadenia 2016/679 GDPR o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „nariadenie“) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len "zákon") disponuje vypracovanými bezpečnostnými opatreniami, ktoré sú pravidelne aktualizované. Vymedzujú rozsah a spôsob bezpečnostných opatrení potrebných na eliminovanie a minimalizovanie hrozieb, a rizík pôsobiacich na informačný systém s cieľom zabezpečiť:

dostupnosť, integritu a spoľahlivosť systémov riadenia najmodernejšími informačnými technológiami,
chrániť osobné údaje pred stratou, poškodením, odcudzením, modifikáciou, zničením a zachovať ich dôvernosť,
identifikovať potenciálne problémy a zdroje narušenia a predchádzať im.

Kontakt na zodpovednú osobu (Data protection Officer): dpo@iosec.eu

Zásady ochrany osobných údajov

Vaše osobné údaje budú uchovávané bezpečne, v súlade s politikou uchovávania údajov a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k osobným údajom majú len osoby poverené prevádzkovateľom na spracúvanie osobných údajov, ktoré ich spracúvajú na základe pokynov prevádzkovateľa. Vaše osobné údaje budú zálohované v súlade s retenčnými pravidlami prevádzkovateľa. Osobné údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie bezpečnostným incidentom, ktoré by mohli vzniknúť najmä narušením bezpečnosti alebo poškodením integrity spracúvaných dát.

Vymedzenie pojmov
- „osobné údaje“ sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len „dotknutá osoba“); identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby;
- „spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami;
- „obmedzenie spracúvania“ je označenie uchovávaných osobných údajov s cieľom obmedziť ich spracúvanie v budúcnosti;
- „profilovanie“ je akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov, ktoré pozostáva z použitia týchto osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa fyzickej osoby, predovšetkým analýzy alebo predvídania aspektov dotknutej fyzickej osoby súvisiacich s výkonnosťou v práci, majetkovými pomermi, zdravím, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom;
- „informačný systém“ je akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe;
- „prevádzkovateľ“ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov; v prípade, že sa účely a prostriedky tohto spracúvania stanovujú v práve Únie alebo v práve členského štátu, možno prevádzkovateľa alebo konkrétne kritériá na jeho určenie určiť v práve Únie alebo v práve členského štátu;
- „sprostredkovateľ“ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa;
- „tretia strana“ je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt než dotknutá osoba, prevádzkovateľ, sprostredkovateľ a osoby, ktoré sú na základe priameho poverenia prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa poverené spracúvaním osobných údajov;
- „súhlas dotknutej osoby“ je akýkoľvek slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby, ktorým formou vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu vyjadruje súhlas so spracúvaním osobných údajov, ktoré sa jej týka;
- „porušenie ochrany osobných údajov“ je porušenie bezpečnosti, ktoré vedie k náhodnému alebo nezákonnému zničeniu, strate, zmene, neoprávnenému poskytnutiu osobných údajov, ktoré sa prenášajú, uchovávajú alebo inak spracúvajú, alebo neoprávnený prístup k nim;
- „relevantná a odôvodnená námietka“ je námietka voči návrhu rozhodnutia, či došlo
  k porušeniu tohto nariadenia, alebo či je plánované opatrenie vo vzťahu k prevádzkovateľovi alebo sprostredkovateľovi v súlade s týmto nariadením, ktoré musí jasne preukázať závažnosť rizík, ktoré predstavuje návrh rozhodnutia, pokiaľ ide o základné práva a slobody dotknutých osôb a prípadne voľný pohyb osobných údajov v rámci Únie.

Účely spracúvania osobných údajov

Účel	Plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy
Právny základ	článok 6 ods. 1 písm. b) nariadenia v súlade so zákonom č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník a zákonom č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve, v znení neskorších predpisov
Zoznam osobných údajov	- titul - meno - priezvisko - adresa - podpis - telefónne číslo - e-mailová adresa - resp.: číslo OP, dátum narodenia, plná moc
Kategórie dotknutých osôb	zákazníci a potencionálny zákazníci
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	v rozsahu požadovanom právnymi predpismi
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Skúšobná jazda
Právny základ	článok 6 ods. 1 písm. b) nariadenia
Zoznam osobných údajov	- meno - priezvisko - podpis - telefón - e-mail - dátum a čas rezervácie
Kategórie dotknutých osôb	zákazníci a potencionálny zákazníci
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	1 rok ak nedošlo k uzatvoreniu zmluvy
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Prenájom vozidla
Právny základ	článok 6 ods. 1 písm. b) nariadenia
Zoznam osobných údajov	- titul - meno . priezvisko - adresa - číslo OP - číslo vodičského preukazu - telefón - e-mail - podpis
Kategórie dotknutých osôb	zákazníci a potencionálny zákazníci
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	1 rok ak nedošlo k uzatvoreniu zmluvy
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Evidencia požiadaviek
Právny základ	v zmysle článku 6 ods. 1 písm. a) (dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely)
Popis	Osobné údaje, ktoré spracúvame prostredníctvom kontaktných formulárov a e-mailov sa spracúvajú iba na vybavenie vašej žiadosti. Vyplnením a odoslaním žiadosti súhlasíte so spracúvaním osobných údajov v zmysle článku 6 ods. 1 písm. a) nariadenia. Máte právo kedykoľvek pred uplynutím uvedenej doby odvolať svoj súhlas na spracúvanie osobných údajov a to odoslaním žiadosti na emailovú adresu: dpo@iosec.eu alebo zaslaním žiadosti na adresu Prevádzkovateľa s uvedením textu „GDPR odvolanie súhlasu“ na obálke. Prevádzkovateľ prehlasuje, že v prípade písomnej žiadosti dotknutej osoby o ukončenie spracúvania osobných údajov pred uvedenou lehotou, tieto budú vymazané v lehote 30 dní od doručenia odvolania súhlasu.
Zoznam osobných údajov	- titul - meno - priezvisko - adresa - telefón - e-mail
Kategórie dotknutých osôb	zákazníci a potencionálny zákazníci
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	po dobu 1 roka
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Spracovanie účtovných dokladov
Právny základ	čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov
Zoznam osobných údajov	- titul - meno a priezvisko - adresa - telefón - číslo účtu - e-mail - podpis
Kategórie dotknutých osôb	fyzické osoby, ktorým vznikla povinnosť úhrady
Sprostredkovatelia	- PORTAS, spol. s r.o., Rákoš 8818/20, 960 01 Zvolen
Doba uchovávania	v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Marketing
Právny základ	článok 6 ods. 1 písm. a) nariadenia
Popis	Osobné údaje, ktoré spracúvame o svojich zákazníkoch na marketingové účely, spracúvame na základe súhlasu dotknutej osoby
Zoznam osobných údajov	- meno, - priezvisko - formu oslovenia (pani, pán) - adresa - e-mail - telefónne číslo - podpis
Kategórie dotknutých osôb	zákazníci a potencionálny zákazníci
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	5 rokov
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Reklamácie
Právny základ	čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia v zmysle zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákona č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov v znení zákona č. 397/2008 Z. z.
Zoznam osobných údajov	- meno, priezvisko - dátum narodenia - adresa - telefón - e-mail
Kategórie dotknutých osôb	zákazníci
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	10 rokov
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Vymáhanie pohľadávok
Právny základ	čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia v zmysle zákona č. 162/2015 Z. z. Správny súdny poriadok, zákona č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok, zákona č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok, zákon č. 233/1995 Z. z. exekučný poriadok, zákona. č . 7/2005 Z. z. o konkurze a reštrukturalizácii
Zoznam osobných údajov	- meno, priezvisko - rodné číslo - adresa
Kategórie dotknutých osôb	dotknuté osoby, fyzické osoby, právnické osoby v postavení účastníkov konania
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	5 rokov
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Exekúcie
Právny základ	čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia v zmysle zákona č. 59/2018 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok)
Zoznam osobných údajov	- bežné osobné údaje, ďalšie osobné údaje zistené alebo poskytnuté v priebehu konania
Kategórie dotknutých osôb	fyzická osoba - účastník exekučné konania, štatutárny orgán alebo iná osoba oprávnená konať v mene účastníka konania
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	7 rokov
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Evidencia uchádzačov o zamestnanie
Právny základ	čl. 6 ods. 1 písm. a) nariadenia
Zoznam osobných údajov	- titul - meno - priezvisko - adresa pobytu - a ďalšie nevyhnutné údaje na preverenie predpokladu na obsadenie pracovnej pozície
Popis	Prevádzkovateľ bude kontaktovať len úspešných uchádzačov. Osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania. Máte právo kedykoľvek pred uplynutím uvedenej doby odvolať svoj súhlas na spracúvanie osobných údajov a to odoslaním žiadosti na emailovú adresu: portas@toyotazvolen.sk alebo zaslaním žiadosti na adresu Prevádzkovateľa s uvedením textu „GDPR odvolanie súhlasu“ na obálke. Prevádzkovateľ prehlasuje, že v prípade písomnej žiadosti dotknutej osoby o ukončenie spracúvania osobných údajov pred uvedenou lehotou, tieto budú vymazané v lehote 30 dní od doručenia odvolania súhlasu.
Kategórie dotknutých osôb	uchádzači o zamestnanie
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	1 rok
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Kamerový systém
Právny základ	čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia
Zoznam osobných údajov	- videonahrávka z monitorovaného priestoru
Popis	Na našej prevádzke je umiestnený kamerový informačný systém, ktorým sú monitorované priestory prevádzkovateľa za účelom ochrany majetku. Záznamy z kamerového systému nie sú poskytované tretím osobám. Sú sprístupnené len oprávneným osobám prevádzkovateľa a IT špecialistom, ktorí na nich vykonávajú údržbu. Osobné údaje získané kamerovým systémom sa používajú na ochranu majetku a pri vykonaní dôkazov v správnom konaní v prípadoch, kedy sú osobné údaje získané kamerovým systémom používané ako dôkazy v prebiehajúcom správnom konaní. Môžu byť poskytnuté súdom a orgánom činným v priestupkovom alebo trestnom konaní.
Kategórie dotknutých osôb	- zamestnanci - osoby pohybujúce sa v monitorovanom priestore
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	ak vyhotovený záznam nie je využitý na účely trestného konania alebo konania o priestupkoch, záznam sa automaticky zlikviduje programovou činnosťou v lehote 5 dní odo dňa nasledujúceho po dni, v ktorom bol záznam vyhotovený
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Priamy marketing
Právny základ	čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia
Zoznam osobných údajov	- meno - priezvisko - telefón - e-mailová adresa
Kategórie dotknutých osôb	zákazníci
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	po dobu zmluvného alebo obchodného vzťahu
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Účel	Evidencia zástupcov dodávateľov a odberateľov
Právny základ	čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia
Zoznam osobných údajov	- titul, meno, priezvisko - pracovné zaradenie - služobné zaradenia - funkčné zaradenie - osobné číslo zamestnanca - odborný útvar - miesto výkonu práce - telefónne a faxové číslo - adresa elektronickej pošty na pracovisko - a identifikačné údaje zamestnávateľa
Kategórie dotknutých osôb	zástupcovia, respektíve zamestnanci dodávateľov a odberateľov
Sprostredkovatelia	-
Doba uchovávania	10 rokov po skončení zmluvy alebo obchodného vzťahu
Cezhraničný prenos	prenos osobných údajov do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Práva dotknutej osoby
- Právo odvolať súhlas - v prípadoch, kedy vaše osobné údaje spracúvame na základe vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky, na adrese poverenej osoby, písomne, oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne v sídle našej spoločnosti. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali.
- Právo na prístup - máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o vás máme
  k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov vám budú vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
- Právo na opravu - prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť
  a aktuálnosť informácií, ktoré o vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
- Právo na výmaz (na zabudnutie) - máte právo nás požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť vašej žiadosti vyhovieť.
- Právo na obmedzenie spracúvania - za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
- Právo na prenosnosť údajov - za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré stenám poskytli, na inú tretiu stranu podľa vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
- Právo namietať - máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a vy podáte námietku, nebudeme vaše osobné údaje ďalej spracúvať.

Ak sa domnievate, že akékoľvek osobné údaje, ktoré máme o vás, sú nesprávne alebo neúplné, tak nás kontaktujte.

V prípade, že chcete podať námietku na spôsob, akým spracúvame vaše osobné údaje, obráťte sa na našu zodpovednú osobu dohľadom nad spracúvaním osobných údajov e-mailom na: dpo@iosec.eu alebo písomne na adresu:

IOSEC Slovakia s. r. o.

Mariánska 3

811 08 Bratislava

Ak sa domnievate, že vaše osobné údaje sú spracúvane nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk.

Revidované dňa 1.6.2023